T.C.
BAĞLAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1: (1) Bu yönetmeliğin amacı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev alanını,
sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak
yöntemleri belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2: (1) Bu yönetmelik, Bağlar Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün
kuruluş, görev ve esasları ile Bağlar Belediyesine gelen ve giden evrakların, Başkanlık emir, genelge ve bildirimlerinin; Belediye Meclis ve Encümeni evraklarının, evlenme ve bu işlerle ilgili evrakların arşivlenmesi ile ilgili işlemlerin yürütülmesindeki, çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Hukuki dayanak
MADDE 3: (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18/m Maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 : (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Belediye : Bağlar Belediyesini,
b) Başkan : Bağlar Belediye Başkanını,
c) Başkan Yardımcısı :Belediye başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirilen
Bağlar Belediye Başkan Yardımcısını,
ç) Birim :Yazı İşleri Müdürlüğünü,
d) Müdür :Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,
e) Şef : Yazı İşleri Müdürlüğündeki kadrolu şefi veya şeflik yetkisi
verilen birim mensubu
f) Personel : Müdür, şef ve diğer birim mensuplarını(memur, veri hazırlama ve kontrol işletmeni,işçi ve sözleşmeli personel) ifade eder
g) Evlendirme Memuru : İlgili yönetmelik gereği Nikah akdi yapmaya belediye başkanı
tarafından yetki verilen memuru ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat
Kuruluş
MADDE 5: (1) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 nci ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak Bağlar Belediye Meclisince kurulmuştur.
Teşkilat
MADDE 6: (1) Yazı İşleri Müdürlüğü İdari Teşkilatı Müdür, Şef, Evlendirme memuru,
memur, veri hazırlama ve kontrol işletmeni,işçi ve sözleşmeli personelden oluşur.
(2) Müdürlüğe bağlı olarak Yazı İşleri Şefliği altında Genel Evrak Kayıt Bürosu, Meclis ve
Encümen Bürosu ve Evlendirme Bürosu bulunmaktadır. Şeflik ve Büroların sayı ve
görevlerini belirlemede Belediye Başkanı yetkilidir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 7: (1) Yazı İşleri Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Yazı İşleri Müdürünün Görevleri:
1) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder.
2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.
3) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.
4) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.
5) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.
6) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup
memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.
7) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu
programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
8) Müdürlük Bünyesinde görev yapan şefliklerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve
doğru olarak yerine getirilmesini, Müdürlükte çalışan personelin özlük işlemlerinin mevzuat
çerçevesinde yürütülmesini sağlar.
9) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
10) Meclis ve Encümen Toplantılarının organize edilmesini, Belediye Meclisine ve Belediye
Encümenine görüşülmesi için sevkli gelen evraklarla, Başkanlık adına Meclis ve Encümen
gündemlerinin hazırlanmasını sağlar. Belediye Encümen toplantısına Belediye Başkanının
görevlendirme yazısıyla Encümenin memur üyesi olarak katılır.
11) Resmi Gazetede yayınlanan, Belediye ile ilgili kanun, yönetmelik ve genelgelerin; ilgili
birimlere bir üst yazıyla gönderilmesinin kontrolünü yaparak, diğer birimleri bilgilendirir.
12) Belediye Başkanının evlendirme memurlarına vermiş olduğu evlendirme izin onayı
doğrultusunda, başkan adına kıyılan nikâhların zamanında, kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yapılmasını sağlatır. Nikah salonlarının ücretlerinin belirlenmesi için Belediye Meclisine teklif hazırlattırarak, salon ücretlerini belirlenmesini sağlar, kıyılan nikah akitlerinin ilgili kayıt defterine işlenmesini sağladıktan sonra ilgili kurumlara bildirilmesinin kontrolünü yapar.
13) Takım ruhunun gelişmesi ve toplu başarıların artmasını sağlayıcı çözümler üretir.
14) Stratejik planlama ile Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
15) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.
b) Yazı İşleri Müdürünün Yetkileri:
1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen
programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.
2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin
alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.
3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.
4) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.
5) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler
yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.
6) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu
düzenlemek, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı
bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.
7) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.
8) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan
personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma
yetkisi.
9) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.
10) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla
haberleşme yetkisi.
c) Yazı İşleri Müdürünün Sorumlulukları: 5393 Sayılı Kanunu ve diğer Belediye
Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından
sorumludur.
Müdürlüğe bağlı Şeflik, bürolar ve görevleri
MADDE 8: (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar,
tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
(2) Yazı İşleri Şefliği ve bürolarının görevleri:
a) Genel Evrak Kayıt Bürosu:
1)Belediye başkanlığına gelen her çeşit yazı ilgili personel tarafından alınarak havale edileceği birime gönderilmek üzere müdüre getirilir.
2)Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin çoğaltılarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlar.
3)Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların müdüre gönderilmesini sağlar.
4)Gizlilik dereceli yazıların sadece müdür tarafından açıldıktan sonra ilgili başkan yardımcısı tarafından havalesinin yapılmasını sağlar.
5)Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.
6)Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak, kısa sürede PTT’ye gönderilmesini sağlar.
7)Belediyeye gelen ve giden tüm evrakların kayıt işlemlerinin noksansız yapılmasını takip eder.
8)Kaybolan evraklardan her zaman için sorumludur.
b) Encümen ve Meclis Bürosu:
1) Encümen Toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin getirdiği
evrakları teslim almak, Belediye Encümeninde görüşülmesi için havale edilen dosyalar
doğrultusunda Encümen gündemini hazırlamak, encümen üyelerine ulaşmasını sağlamak.
2) Encümen toplantısında görüşülen konuların; Encümen Defterine sırasıyla numara
verilmek ve neticesinin karşısına yazılması suretiyle kaydını yaparak numaralandırmak; bilgisayar ortamında, encümende alınan kararlar doğrultusunda yazımını yapmak, internet ortamında da yayınlanmasını sağladıktan sonra zimmetle, ilgili birimine sevkini yapmak.
3) Encümen Toplantılarına katılmak. Geçen toplantıda görüşülen kararların imzalanmasını
sağlamak.
4) Encümen Toplantısının bitiminden sonra gündem maddeleri ile ilgili notları referans
olarak görüşülen konuların sonuçlarını encümen karar defterine işlemek.
5) Encümen karar yazılarını hazırlamak, çoğaltmak ve ilgili kişilere imzalatarak dağıtımını
gerçekleştirmek.
6) Encümen Üyelerinin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak amacı ilgili
Müdürlüğüne aylık olarak puantaj göndermek.
7) Bölümü ile ilgili kayıtların tutulmasını, saklanmasını, bakımını sağlamak.
8) Sorumlu olduğu işlerin tam zamanında, etkin ve ekonomik şekilde yürütülmesini
sağlamak.
9) Encümen kararları ile alakalı gelen yazılara cevap verir ve sonra da arşivlemesini yapar.
10) 2886 sayılı kanuna göre yapılan kapalı zarf usulü ihalelerde, İhale teklif zarflarının
alınıp muhafaza edilmesi ve İhale Komisyonuna sunulmasını sağlamak.
11) Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular
doğrultusunda, Belediye başkanı adına Belediye Meclis gündemini hazırlamak.
12) Hazırlanan Gündemi; 5393 sayılı Belediye Kanununun 20 ve 21 Maddeleri gereği en az
üç gün önceden meclis üyelerine göndermek, posta, faks ve telefon araçları ve ilan tahtasına asmak suretiyle meclis üyelerine bilgi verilmesini sağlar. Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının internet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlar, kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlamak. Meclis gündemini, bina içinde bulunan ilan tahtasına asmak suretiyle ilan edilmesini sağlamak. Mülki amire de toplantı tarihi ve yerini bir yazıyla bildirmek.
13) Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapar, toplantı
tutanakları ile birlikte, Başkanlık divanındaki üyelere de imzalatmak, Belediye başkanı 5393 sayılı Kanunun 23. Maddesi gereği yasal süresi içinde kararı iade etmemişse, ilgili birimine sevkini yapmak. Ayrıca; 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanununun 14. Maddesi gereğince yedi gün içinde, bütçe ve imarla ilgili olanlar dışındaki bütün kararları, dayanak belgeleri ile birlikte onaylanması için Kaymakamlık Makamına göndermek.
14) Alınan meclis kararlarının onaylatılmak üzere mülki amire gönderilmesini yapmak.
15) Meclis üyeleri ve İhtisas Komisyonlarına ait imza defterlerinin imza kontrollerini
yapmak, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için puantaj listesini yaparak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi için gerekli yazışmaları yapmak.
16) Belediye Meclisi ile ilgili bütün işlemlerin arşivleme işlemlerini yapar.
17) Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip etmek ve arşivlemesini yapmak.
18) Meclis Toplantılarına katılmak. Toplantıda gündem maddelerinin görüşülmesi esnasında
konuşmaları kayda almak ve toplantı sırasında kasetteki konuşmaları çözerek zabıt oluşturmak.
19) Meclis Toplantısının bitiminden sonra karar özetlerini hazırlamak, internet ve ilan
tahtasına asmak suretiyle halka ilanını sağlamak .
20) Meclis Toplantısında görüşülüp kesinleştirilen bir önceki toplantı zaptının kararlarını
yazmak ve dosyalamak.
c) Evlendirme Bürosu:
1) Evlenmek isteyen kişilerin başvurularını kabul etmek, evlenme dosyasının hazırlanmasını
koordine etmek.
2) Belediye Başkanı adına vekaleten nikah akdini gerçekleştirmek.
3) Başvuruda bulunan kişilerin künyelerinin aile kütüğüne uygun olup olmadığının ve
evlenmelerine engel bir halin bulunup bulunmadığının incelenmesi için gerekli faaliyetlerin
yürütülmesini sağlamak.
4) Belirlenen nikah gününde nikah akdini gerçekleştirmek.
5) Evlenen çiftler için evlenme cüzdanının hazırlanmasını sağlamak
6) Evlenme akdinin ilçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi ve aile kütüklerine tescil
edilmesini sağlamak.
7) Nikah akdi gerçekleştirilen çiftlere ait bilgilerin, istatistiki bilgilerin oluşturulabilmesi için
Devlet İstatistik Enstitüsüne gönderilmesini sağlamak.
8) Denetimler esnasında İlçe Nüfus Müdürlüğü yetkililerine gerekli kolaylığın
gösterilmesini ve bu yetkililerce istenen kütük, dosya ve belgelerin denetime hazır halde
bulundurulmasını sağlamak.
9) Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikahlarını ilçe dışında kıydırmak isteyen çiftlere
izinname hazırlamak.
10) İlgili kayıtların tutulmasını, saklanmasını sağlamak.
Memurların görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 9: (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri
kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon
Hizmetlerin icrası
MADDE 10: (1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.
a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine
kaydedilerek ilgililerine verilir.
b) Görevin planlanması: Yazı İşleri Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve şef tarafından
düzenlenen plan içerisinde yürütülür.
c) Görevin İcrası: Yazı İşleri Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri
gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
İşbirliği ve koordinasyon
MADDE 11:
1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon
a) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Müdür
tarafından sağlanır.
b) Yazı İşleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre
dosyalandıktan sonra Müdür’e verilir.
c) Yazı İşleri Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve şefliklere iletir.
ç) Şeflik ve Bürolarda görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.
2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon : (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu
Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, Şef ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte yer almayan hususlar
MADDE 12: (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi
hükümler çerçevesinde hareket edilir.
Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik
Yürürlük
MADDE 13: (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 14: (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. 04/07/2012
Yüksel BARAN Raziye TAŞKIRAN Meral ŞİMŞEK
Meclis Başkanı Üye Üye
