MADDE 1: (1) Bu yönetmeliğin amacı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev alanını,

sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak

yöntemleri belirlemektir.

MADDE 2: (1) Bu yönetmelik, Bağlar Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün

kuruluş, görev ve esasları ile Bağlar Belediyesine gelen ve giden evrakların, Başkanlık emir, genelge ve bildirimlerinin; Belediye Meclis ve Encümeni evraklarının, evlenme ve bu işlerle ilgili evrakların arşivlenmesi ile ilgili işlemlerin yürütülmesindeki, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

MADDE 3: (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18/m Maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

MADDE 4 : (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Belediye : Bağlar Belediyesini,

b) Başkan : Bağlar Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı :Belediye başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirilen

Bağlar Belediye Başkan Yardımcısını,

ç) Birim :Temizlik İşleri Müdürlüğünü,

d) Müdür :Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,

g) Şef : Temizlik İşleri Müdürlüğündeki kadrolu şefi veya şeflik yetkisi

verilen birim mensubu

e) Personel : Müdür, şef ve diğer birim mensuplarını(memur, veri hazırlama ve kontrol işletmeni,işçi ve sözleşmeli personel) ifade eder

g) Evlendirme Memuru : İlgili yönetmelik gereği Nikah akdi yapmaya belediye başkanı

tarafından yetki verilen memuru ifade eder.

MADDE 5: (1) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 nci ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak Bağlar Belediye Meclisince kurulmuştur.

MADDE 6: (1) Yazı İşleri Müdürlüğü İdari Teşkilatı Müdür, Şef, Evlendirme memuru,

memur, veri hazırlama ve kontrol işletmeni,işçi ve sözleşmeli personelden oluşur.

(2) Müdürlüğe bağlı olarak Yazı İşleri Şefliği altında Genel Evrak Kayıt Bürosu, Meclis ve

Encümen Bürosu ve Evlendirme Bürosu bulunmaktadır. Şeflik ve Büroların sayı ve

görevlerini belirlemede Belediye Başkanı yetkilidir.

 

 

MADDE 7: (1) Yazı İşleri Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

1) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder.

2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.

3) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.

4) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.

5) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.

6) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup

memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.

7) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu

programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.

8) Müdürlük Bünyesinde görev yapan şefliklerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve

doğru olarak yerine getirilmesini, Müdürlükte çalışan personelin özlük işlemlerinin mevzuat

çerçevesinde yürütülmesini sağlar.

9) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

10) Meclis ve Encümen Toplantılarının organize edilmesini, Belediye Meclisine ve Belediye

Encümenine görüşülmesi için sevkli gelen evraklarla, Başkanlık adına Meclis ve Encümen

gündemlerinin hazırlanmasını sağlar. Belediye Encümen toplantısına Belediye Başkanının

görevlendirme yazısıyla Encümenin memur üyesi olarak katılır.

11) Resmi Gazetede yayınlanan, Belediye ile ilgili kanun, yönetmelik ve genelgelerin; ilgili

birimlere bir üst yazıyla gönderilmesinin kontrolünü yaparak, diğer birimleri bilgilendirir.

12) Belediye Başkanının evlendirme memurlarına vermiş olduğu evlendirme izin onayı

doğrultusunda, başkan adına kıyılan nikâhların zamanında, kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yapılmasını sağlatır. Nikah salonlarının ücretlerinin belirlenmesi için Belediye Meclisine teklif hazırlattırarak, salon ücretlerini belirlenmesini sağlar, kıyılan nikah akitlerinin ilgili kayıt defterine işlenmesini sağladıktan sonra ilgili kurumlara bildirilmesinin kontrolünü yapar.

13) Takım ruhunun gelişmesi ve toplu başarıların artmasını sağlayıcı çözümler üretir.

14) Stratejik planlama ile Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

15) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.

1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen

programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.

2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin

alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.

3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.

4) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.

5) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler

yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.

6) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu

düzenlemek, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı

bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.

7) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.

8) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan

personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma

yetkisi.

9) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.

10) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla

haberleşme yetkisi.

c) Yazı İşleri Müdürünün Sorumlulukları: 5393 Sayılı Kanunu ve diğer Belediye

Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından

sorumludur.

MADDE 8: (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar,

tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

1)Belediye başkanlığına gelen her çeşit yazı ilgili personel tarafından alınarak havale edileceği birime gönderilmek üzere müdüre getirilir.

2)Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin çoğaltılarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlar.

3)Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların müdüre gönderilmesini sağlar.

4)Gizlilik dereceli yazıların sadece müdür tarafından açıldıktan sonra ilgili başkan yardımcısı tarafından havalesinin yapılmasını sağlar.

5)Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.

6)Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak, kısa sürede PTT’ye gönderilmesini sağlar.

7)Belediyeye gelen ve giden tüm evrakların kayıt işlemlerinin noksansız yapılmasını takip eder.

8)Kaybolan evraklardan her zaman için sorumludur.

1) Bölümler tarafından kayıt kapsamına alınan arşiv malzemelerini tasniflemek, saklamak ve

kayıtlarını tutmak.

2) Arşiv malzemelerini her türlü zararlı etki ve unsurlardan (yangın, hırsızlık, nem, su

baskını, toz, her türlü hayvan ve haşaratın tahribatı vb.) korumak için gerekli önlemleri almak.

3) Arşiv malzemelerine ulaşılmasını kolaylaştırmak için listelerini tutmak ve yönetmeliklere

uygun olarak dosyalamak.

4) Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen arşiv malzemelerini ayıklama ve

imha komisyonunda görev almak.

1) Encümen Toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin getirdiği

evrakları teslim almak, Belediye Encümeninde görüşülmesi için havale edilen dosyalar

doğrultusunda Encümen gündemini hazırlamak, encümen üyelerine ulaşmasını sağlamak.

2) Encümen toplantısında görüşülen konuların; Encümen Defterine sırasıyla numara

verilmek ve neticesinin karşısına yazılması suretiyle kaydını yaparak numaralandırmak; bilgisayar ortamında, encümende alınan kararlar doğrultusunda yazımını yapmak, internet ortamında da yayınlanmasını sağladıktan sonra zimmetle, ilgili birimine sevkini yapmak.

3) Encümen Toplantılarına katılmak. Geçen toplantıda görüşülen kararların imzalanmasını

sağlamak.

4) Encümen Toplantısının bitiminden sonra gündem maddeleri ile ilgili notları referans

olarak görüşülen konuların sonuçlarını encümen karar defterine işlemek.

5) Encümen karar yazılarını hazırlamak, çoğaltmak ve ilgili kişilere imzalatarak dağıtımını

gerçekleştirmek.

6) Encümen Üyelerinin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak amacı ilgili

Müdürlüğüne aylık olarak puantaj göndermek.

7) Bölümü ile ilgili kayıtların tutulmasını, saklanmasını, bakımını sağlamak.

8) Sorumlu olduğu işlerin tam zamanında, etkin ve ekonomik şekilde yürütülmesini

sağlamak.

9) Encümen kararları ile alakalı gelen yazılara cevap verir ve sonra da arşivlemesini yapar.

10) 2886 sayılı kanuna göre yapılan kapalı zarf usulü ihalelerde, İhale teklif zarflarının

alınıp muhafaza edilmesi ve İhale Komisyonuna sunulmasını sağlamak.

11) Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular

doğrultusunda, Belediye başkanı adına Belediye Meclis gündemini hazırlamak.

12) Hazırlanan Gündemi; 5393 sayılı Belediye Kanununun 20 ve 21 Maddeleri gereği en az

üç gün önceden meclis üyelerine göndermek, posta, faks ve telefon araçları ve ilan tahtasına asmak suretiyle meclis üyelerine bilgi verilmesini sağlar. Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının internet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlar, kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlamak. Meclis gündemini, bina içinde bulunan ilan tahtasına asmak suretiyle ilan edilmesini sağlamak. Mülki amire de toplantı tarihi ve yerini bir yazıyla bildirmek.

13) Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapar, toplantı

tutanakları ile birlikte, Başkanlık divanındaki üyelere de imzalatmak, Belediye başkanı 5393 sayılı Kanunun 23. Maddesi gereği yasal süresi içinde kararı iade etmemişse, ilgili birimine sevkini yapmak. Ayrıca; 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanununun 14. Maddesi gereğince yedi gün içinde, bütçe ve imarla ilgili olanlar dışındaki bütün kararları, dayanak belgeleri ile birlikte onaylanması için Kaymakamlık Makamına  göndermek.

14) Alınan meclis kararlarının onaylatılmak üzere mülki amire gönderilmesini yapmak.

15) Meclis üyeleri ve İhtisas Komisyonlarına ait imza defterlerinin imza kontrollerini

yapmak, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için puantaj listesini yaparak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi için gerekli yazışmaları yapmak.

16) Belediye Meclisi ile ilgili bütün işlemlerin arşivleme işlemlerini yapar.

17) Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip etmek ve arşivlemesini yapmak.

18) Meclis Toplantılarına katılmak. Toplantıda gündem maddelerinin görüşülmesi esnasında

konuşmaları kayda almak ve toplantı sırasında kasetteki konuşmaları çözerek zabıt oluşturmak.

19) Meclis Toplantısının bitiminden sonra karar özetlerini hazırlamak, internet ve ilan

tahtasına asmak suretiyle halka ilanını sağlamak .

20) Meclis Toplantısında görüşülüp kesinleştirilen bir önceki toplantı zaptının kararlarını

yazmak ve dosyalamak.

1) Evlenmek isteyen kişilerin başvurularını kabul etmek, evlenme dosyasının hazırlanmasını

koordine etmek.

2) Belediye Başkanı adına vekaleten nikah akdini gerçekleştirmek.

3) Başvuruda bulunan kişilerin künyelerinin aile kütüğüne uygun olup olmadığının ve

evlenmelerine engel bir halin bulunup bulunmadığının incelenmesi için gerekli faaliyetlerin

yürütülmesini sağlamak.

4) Belirlenen nikah gününde nikah akdini gerçekleştirmek.

5) Evlenen çiftler için evlenme cüzdanının hazırlanmasını sağlamak

6) Evlenme akdinin ilçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi ve aile kütüklerine tescil

edilmesini sağlamak.

7) Nikah akdi gerçekleştirilen çiftlere ait bilgilerin, istatistiki bilgilerin oluşturulabilmesi için

Devlet İstatistik Enstitüsüne gönderilmesini sağlamak.

8) Denetimler esnasında İlçe Nüfus Müdürlüğü yetkililerine gerekli kolaylığın

gösterilmesini ve bu yetkililerce istenen kütük, dosya ve belgelerin denetime hazır halde

bulundurulmasını sağlamak.

9) Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikahlarını ilçe dışında kıydırmak isteyen çiftlere

izinname hazırlamak.

10) İlgili kayıtların tutulmasını, saklanmasını sağlamak.

MADDE 9: (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri

kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.

MADDE 10: (1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine

kaydedilerek ilgililerine verilir.

b) Görevin planlanması: Yazı İşleri Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve şef tarafından

düzenlenen plan içerisinde yürütülür.

c) Görevin İcrası: Yazı İşleri Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri

gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

a) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Müdür

tarafından sağlanır.

b) Yazı İşleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre

dosyalandıktan sonra Müdür’e verilir.

c) Yazı İşleri Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve şefliklere iletir.

ç) Şeflik ve Bürolarda görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon : (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu

Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, Şef ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.

MADDE 12: (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi

hükümler çerçevesinde hareket edilir.

MADDE 13: (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

MADDE 14: (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.