T.C.

BAĞLAR BELEDİYESİ

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

 Amaç

             MADDE 1 – (1) Bu yönetmelik Belediye Kanunu ile tüm yasa, yönetmelik, talimatlar ve kararlar çerçevesinde, Bağlar Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile kuruluş esaslarını, çalışma, yöntem ve ilkelerini düzenler.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik Bağlar Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, yetki ve sorumlulukları ile işleyişini kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu, Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte adı geçen;

1. Belediye: Bağlar Belediyesini,
2. Başkan: Bağlar Belediye Başkanını,
3. Meclis: Bağlar Belediye Meclisini,
4. Başkan Yardımcısı: Bağlar Belediye Başkan Yardımcısını,
5. Müdürlük: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,
6. Müdür: Bağlar Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü,
7. Personel: Bağlar Belediyesinde norm kadroya göre Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan memur, işçi ve sözleşmeli personel ile şirket personelini,
8. Birim: Bağlar Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bünyesindeki alt çalışma gruplarını ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Teşkilat Yapısı, Temel İlkeler

Kuruluş

MADDE 5 – (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48’inci maddesi ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren ‘’ Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik’’ hükümlerine dayanarak Diyarbakır Bağlar Belediye Meclisi kararıyla kurulmuştur.

Teşkilat Yapısı

MADDE 6 – (1) Müdürlük;

1. İdari İşler Birimi,
2. Basın Yayın Birimi,
3. Halkla İlişkiler Birimi,
4. İletişim Merkezi (Santral)

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı içerisinde Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürüne bağlı olarak yeterli sayıda personel görev yapar.

MADDE 7 - Temel İlkeler

MADDE 7 - (1) Müdürlük tüm çalışmalarında;

1. Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
2. Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
3. Hesap verebilirlik,
4. Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
5. Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
6. Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
7. Kaliteli ve insan odaklı hizmet vermek.
8. Planlı, etkin ve verimli çalışmak, adil ve güler yüzlü olmak.
9. Çağdaş ve sosyal belediyecilik, karar alma, uygulama ve hizmette tarafsızlık.
10. Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine kesin ve kalıcı çözümler üretmek
11. Çevreye duyarlı ve çevre bilinci yüksek bir hizmet sunmak.
12. Herkes için ulaşılabilir ve erişilebilir hizmet üretmek.
13. Engelsiz bir kent için yaşanılabilir alanları ve altyapıyı desteklemek.
14. Sosyal dayanışma ve yardımlaşmayı gözeten bir hizmet sunmak.
15. Gelenek, inanç, tercih ve yaşam biçimlerine saygılı olmak.
16. Toplumun talep ve tercihlerine odaklı hizmet anlayışına sahip olmak.

1. Kaynak kullanımında tasarruf ve verimliliği esas alan yönetim anlayışına sahip bir hizmet sunmak, hususlarında bağlılık göstermeleri beklenmektedir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün Görev ve Sorumlulukları

MADDE 8 – (1) Müdürlüğün görev ve sorumlulukları;

1. Bağlar Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü Bağlar Belediye Başkanlığının amaçları, prensipleri ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Başkanın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, kurumsal kimliğini güçlendirmek,
2. Halkla ilişkilerle ilgili konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı sağlamak için etkili bir halkla ilişkiler çalışması yürütmek,
3. Kent halkının yönetime katılımını sağlamaya, halkın inisiyatifini arttırmaya ve yerel demokrasiyi güçlendirmeye yönelik çalışmalar yapmak,
4.  Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikaların halka benimsetilmesi, yapılan işlerin duyurulması ve belediyenin kurumsal imajının olumlu olarak güçlendirilmesi yönünde çalışmalar yapmak,
5. Belediye yönetiminin katılımıyla gerektiğinde iç ve dış tüm paydaşlar ile toplantılar yaparak projeler geliştirmek,
6. Belediye hizmetleriyle ilgili kamuoyunun bilgilendirilmesi amacıyla yapılacak basın açıklaması, kitap, kitapçık, el ilanı, bülten, broşür, web sayfası vb. çalışmaları içerik olarak hazırlayıp, bu materyalleri basmak,
7. Yerel ve ulusal düzeyde periyodik (günlük, haftalık, aylık vb.) yayın yapan gazetelerde, medyada belediyeyle ilgili haberlerin takip edilerek Başkan, Başkan Yardımcısı ve ilgili müdürleri bilgilendirmek, gerekli işlemlerin yapılmasını takip edip ve sonuçlandırmak.
8. Belediye Başkanının kamuoyuyla paylaşmayı gerekli gördüğü açıklama, duyuru, tekziplerin yayın organlarına duyurulması yönünde organizasyon yapmak.
9. Çeşitli alanlarda (etkinlik, açılış, ziyaret, vb.) fotoğraf ve video çekimlerinin yapılmasını arşivlenmesini sağlamak. Çeşitli hizmet tanıtımları için video hazırlamak ve arşivlenmesini sağlamak,

1. Belediyemizin faaliyetlerinde ve tanıtımında kullanılan her türlü basılı materyal (kitap, kitapçık, broşür, gazete vb.) ile tüm açık hava çalışmalarının kurumsal kimliğe uygun olarak tasarımını yapmak ve basmak,
2. Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER), AÇIK KAPI, Çağrı Merkezi ve Sosyal Medya ağları üzerinden gelen şikâyet, öneri, vb. konularının kısa zamanda ilgili müdürlüklere bildirilmesi, takip edilmesi ve vatandaşa geri bildirimde bulunulmasını sağlamak,
3. Belediye çalışmalarının kamuoyundaki etkisini değerlendirmek ve değişen şartlara göre ortaya çıkabilecek yeni taleplerin belirlenmesi, kentimizde yaşayan vatandaşların belediyeden beklentilerini öğrenmeye yönelik çeşitli yöntemler (halk toplantıları, yüz yüze, telefon, anket vb.) kullanılarak, kamuoyu araştırması yapmak/yaptırmak,
4. Belediyeye bağlı müdürlüklerin tüm etkinlikleri ile ilgili her türlü tanıtıcı, kamuoyunu bilgilendirici el ilanı, broşür, dergi, gazete, kitapçık, kitap, video, vb. yayınlar hazırlamak ve basmak. Hazırlanan yayınların halka, kurum ve kuruluşlara ulaşmasını sağlamak,
5. Belediyemiz çalışmalarıyla ilgili olarak, yayın kuruluşlarından gelen taleplerin (çekim, röportaj)  değerlendirilmesini ve organizasyonlarını yapmak. Belediyemize bağlı müdürlüklerin çalışma alanlarına giren konularla ilgili olarak, gezi, kurs, seminer, konferans gibi eğitici-öğretici etkinliklere katılmak gerekli bilgileri derlemek. Belediyeye bağlı müdürlükler tarafından yapılacak her türlü organizasyon ve etkinliklerin duyurusunu ve tanıtımını yapmak.
6. Hizmet kalitesini artırmak amacıyla iç ve dış paydaşlarla ortak projeler geliştirmek,
7. Gerekli görülmesi durumunda işlerin dış kaynak kullanımıyla yürütülmesini sağlamak için gerekli tüm yasal adımları ve işlemleri gerçekleştirmektir.

1. İlçenin kültürel zenginliklerini artırıcı çalışmalar vb. etkinlikler hazırlamak.
2. Belediyemiz hizmetlerinin tanıtımını sağlayacak (genel ve özel) araştırmalarla projeler hazırlamak, gerektiğinde bu projeleri uzman kişi veya ajanslara yaptırmak.
3. Belediye Başkanının medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde ayarlamak,
4. Üst makamlarca; Mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak.

İdari İşler Biriminin Görevleri

MADDE 9 - (1) İdari İşler Biriminin görevleri;

1. Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımını yapmak; dosyalama düzeni ve Müdürlük arşivini oluşturmak,
2. Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve Başkanlık emirlerini ilgili personele duyurmak,
3. Personelin; yıllık izin, disiplin, görevlendirme ve özlük işlemleriyle ilgili her türlü yazışmalarını yapmak,
4. Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak,
5. Bir harcama birimi olarak Müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek,
6. İhale mevzuatına göre gerekli iş ve işlemleri yapmak,
7. Gerektiğinde ve süresi içinde yazılara cevap yazmak ve onaya sunmak,
8. Başkana, Encümene, Meclise teklifler sunulmasını, gerekli evrakların üretilmesini sağlamak,
9.  Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım devir, bakım, onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini gerçekleştirmek.

Basın Yayın Biriminin Görevleri

MADDE 10 - (1) Basın Yayın Biriminin görevleri;

1. Yerel yönetimler başta olmak üzere, Belediye hizmet plan ve programlarına ışık tutacak çeşitli konularda deneyim aktarımını sağlayacak, ulusal ve uluslararası haftalık, aylık, yıllık yayınlara (dergi gazete vb.) üye/abone olmak,
2. Belediye çalışmalarını takip etmek ve bu çalışmalar hakkında basına bilgi vermek.
3. Özel günler, kutlamalar, etkinlikler için çeşitli iletişim kanalları kullanılarak (posta, kısa mesaj, elektronik posta vb.) kutlama, duyuru ve tanıtım yapmak,
4. Belediyemiz hizmetlerinin tanıtımı, etkinliklerde yapılacak fotoğraf ve video çekimi için gerekirse hizmet satın almak,
5. Gerekli görüldüğü takdirde, tüm iç ve dış paydaşlara dağıtılmak üzere belediye tarafından yapılacak olan duyurular, etkinlikler, vb. faaliyetler için el ilanı, broşür, kitapçık, dergi, kitap vb. materyalleri basmak ve dağıtmak,
6. Birim ihtiyaçları doğrultusunda her türlü makine, teçhizat, ekipman ve hizmet alım süreçlerini yönetmek,
7. Belediye Başkanlığının faaliyetlerini, etkinliklerini, açılışlarını vb. organizasyonlarını anlık olarak, resmi sosyal medya adreslerinden paylaşarak vatandaşlarımızı bilgilendirmek,
8. Belediye hakkında sosyal medyada olumlu ya da olumsuz haberleri raporlamak,
9. Sosyal Medya ağları üzerinden gelen soru, istek, şikâyet ve önerileri ilgili birimlere yönlendirmek ve vatandaşlarımıza geri dönüşüm sağlamak,
10. Belediye Meclis oturumlarını takip etmek ve gerektiğinde canlı yayınlamak.
11. Görsellerden kurgu/montaj, animasyon yapılması, video haberin montajının hazırlanması, video haberlerinin basına servis yapılması ve arşivlenmesini sağlamak.

Halkla İlişkiler Biriminin Görevleri

MADDE 11 - (1) Halkla İlişkiler Biriminin görevleri;

1. Halk Masasına gelen istek, öneri ve şikâyetleri ilgili müdürlüklere iletmek ve takip etmek,
2. İlçemiz, Belediyemiz ve hizmetlerinin tanıtımına yönelik yurt içi ve yurt dışında organize edilen fuarlara, toplantılara, seminerlere, konferanslara, panellere vb. katılmak.
3. Kurumsal İtibar Seviye Ölçümü yapmak, kurumsal itibar seviye iyileştirme alanlarını belirlemek ve kurumsal itibar seviye ölçümü için çeşitli iletişim kanallarını kullanarak (telefon, yüz yüze görüşme, anket) araştırmalar yapılması işlerini yürütmek.
4. Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yasalar çerçevesinde yerine getirmek.
5. 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanunun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde yapılan başvuruların sonuçlandırılmasını sağlamak.
6. Tüm işlemleri yapılarak ilgili müdürlüğe gönderilen evraklar taranarak arşivlenir.

İletişim (Santral) Merkezinin Görevleri

MADDE 12 - (1) İletişim Merkezinin görevleri;

1. Gelen çağrıları en hızlı ve en doğru şekilde ilgili müdürlüğe veya görevlisine yönlendirmek,
2. Telefon görüşmelerini otomatik ya da isteğe bağlı olarak kayıt etmek,
3. Tüm çağrı merkezi ünitelerinden gelen verilerin toplanarak, rapor ve grafik olarak alınmasını sağlamak,
4. Çağrı merkezinin 7/24 aktif olarak kesintisiz çalışmasını sağlamak,

Danışmanlık Biriminin Görevleri

MADDE 13 - (1) Danışmanlık Biriminin görevleri;

1. Belediye hizmet binası giriş noktalarında Kurumumuzu ziyaret eden tüm vatandaşlarımızı yardıma hazır ve güler yüzlü bir biçimde karşılamak,
2. Müdürlükler ve vatandaşın arasında köprü olmak, vatandaşlarımızı ilgili birimlere yönlendirmek

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 14 – (1) Müdürün görev, yetki sorumlulukları aşağıdaki gibidir;

1. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek,
2. Müdürlüğün görev alanına giren işlerin kanun tüzük yönetmelik tebliğ genelge ve Başkanlık talimatlarına uygun ve zamanında yapılmasını sağlar,
3. Görevini yerine getirirken yürürlükteki, kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeler çerçevesinde bağlı bulunduğu Belediye Başkanı’na karşı sorumludur.
4. Müdürlüğün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve personelin birinci derecede disiplin amiridir.
5. Müdürlüğün sevk ve idaresini, kadroların görev dağılımını, işlerin tanzimine ilişkin düzenlemeleri ve denetimleri yapar. Birinci sicil amiri olarak personelinin çalışmalarını değerlendirir.
6. Personelin her türlü özlük ve sosyal haklarını onaylar. Gerekli durumlarda cezai işlemlerin başlatılmasını sağlar.
7. Kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle, Belediyenin menfaatlerinin korunması ve imajının güçlendirilmesi yönünde görüşmeler yapar.
8. Belediyedeki diğer Müdürlüklerle koordinasyonu sağlar.
9.  Başkanın talimatı doğrultusunda Başkanlığı temsilen toplantılara katılır.
10. Görev alanı içinde yer alan konularla ilgili kısa, orta ve uzun vadeli projelerin  hazırlanmasını, bu doğrultuda yapılan çalışmaların aksaksız olarak yürütülüp sonuçlandırılmasında ve Başkan’a rapor verilmesinden sorumludur.
11. Müdürlüğün yıllık faaliyet planının Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanması ve faaliyet planına göre yıllık bütçesinin hazırlanmasından sorumludur. Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurmak, bütçenin en ekonomik şekilde kullanılmasını sağlar.
12. Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu işlerin yürürlükteki ihale mevzuatı çerçevesinde yapılmasını sağlamak,
13. Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevleri yerine getirmek.

(2) Müdür görevini yerine getirirken yürürlükteki kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeler çerçevesinde bağlı bulunduğu Belediye Başkanı’na karşı sorumludur.

Müdürlük Personelinin Görev ve Sorumlulukları

MADDE 15 - (1) Müdürlükte Müdüre bağlı olarak, yürürlükteki norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.

Müdürlük personelinin görev ve çalışma esasları şunlardır;

1. Müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görev dağılımı Müdür tarafından yapılır. Verilen görevler geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.
2. Çalışan tüm personel, Başkanlığın genel politikaları ve müdürlüğün çalışma hedefleriyle uyumlu projeler geliştirilmesinde, uygulanmasında amirine gerekli desteği verir.
3. Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ ve diğer yürürlükteki mevzuata uygun çalışır.
4.  Görev alanındaki faaliyetlerle ilgili istatistiki bilgileri tanzim eder, dosyalar.
5. Müdürlüğün mal ve hizmet satın alma işlemlerini yürütür. Evrakların takibini yapar ve raporlar.
6. Faaliyetlerin devamını sağlamak üzere yapılan her türlü işlemin kaydını tutar, gerekli belgeleri düzenler, takip eder, sonuçlandırır, dosyalamasını yapar.
7. Müdürlük bünyesinde çalışan personele ait işlemleri (puantaj, izin, rapor, nakil, emeklilik işlemleri vb. ) yürütür.
8. Müdürlüğün faaliyet raporunu (haftalık, aylık, yıllık) ve Müdürlük işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçeyi hazırlar.
9.  Müdürlük demirbaş malzemelerinin kaydını tutar. Tüketim malzemelerin temini, muhafazası ve dağıtımını yapar.
10. Vatandaşlardan gelen başvuruları (talep, şikâyet, öneri vb.) konularına ilişkin olarak Belediyenin diğer müdürlükleri ile işbirliği yapar ve koordinasyonu sağlar. Bununla ilgili yazışma ve diğer işlemleri yaparak sonuçlandırır ve vatandaşı bilgilendirir.
11.  Belediye tarafından gerçekleştirilen etkinliklerin duyuru ve tanıtımına ilişkin duyuru işlerini (el ilanı, afiş, broşür, vb.) yürütür.
12. Belediye tarafından gerçekleştirilen organizasyonlara ait davetiyelerin dağıtılması ile ilgili her türlü çalışmayı ( telefon, posta vb.) yürütür.
13. Belediye faaliyetleriyle ilgili (açılışlar, ziyaretler vb.) fotoğraf çekimlerinin yapılmasını ve fotoğraf ve videoların arşivlenmesi çalışmalarını yürütür.
14. Başkan ve Belediye ile ilgili yayın organlarında ve sosyal medyada yer alan haberlerin takibini yapar. Yanıtlanması gereken durumlarda, amirlerinden gelen talimatları yerine getirir.
15. Belediye Hizmet Binası giriş noktalarında kurumumuzu ziyaret eden tüm vatandaşların güler yüzle karşılanarak talepleri doğrultusunda yönlendirilmelerini ve vatandaşların kurumumuzdan memnun olarak ayrılmasını sağlar. Bunun için çalışanların eğitilmesini sağlar. Gerekli denetimleri yapar.
16. Önceden belirlenmiş yıllık programlar ve gündeme göre oluşabilecek haftalık ve aylık programlar dâhilinde saha çalışmalarını yürütmek. Saha çalışmaları sırasında izleme, kayıt tutma, değerlendirme ve raporlama yapılmasını sağlar.

1. Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevleri yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

Görevin Yürütülmesi

MADDE 16 – (1) Çalışan Personellerin Sorumlulukları şunlardır;

1. Tüm Personel görevlerini din, dil, ırk, mezhep, cinsiyet, sınıf, unvan, farkı gözetmeksizin eşitlik ilkesine bağlı olarak yapar.
2. Belediye kaynaklarının kullanımında kalite, etkinlik ve verimlilik göz önünde bulundurulur.
3. Amirleri tarafından verilen görevler titizlikle ve süratle yapılır. Çalışmalarından, Birim Sorumlularına ve Müdüre karşı sorumludurlar.

Müdürlükte çalışanlar arasında işbirliği ve koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

Yürürlük

MADDE 17 – (1) Bu Yönetmelik Bağlar Belediye Meclisince kabul edildikten sonra yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girer. Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte Müdürlüğün daha önceki Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kalkar.

(2) Bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürütme

            MADDE 18 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Bağlar Belediye Başkanı yürütür.

09.01.2025

Siraç ÇELİK                              Veda ÇELİK                   Muhammed ALTINKAYA

           Meclis Başkanı                                 Kâtip                                       Kâtip